受入れ準備チェックリスト──入国前から最初の1週間でやること全部

このチェックリストの使い方

外国人スタッフの受入れは、入国前から準備が始まります。特に入国直後の1週間は、役所手続き・生活用品の準備・保険加入など、企業と本人が協力して進めなければならないことが集中します。

このチェックリストは「何を・いつ・誰が」やるかを一覧にまとめたものです。担当者の引き継ぎや、管理団体・登録支援機関との連携にもご活用ください。

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【入国1ヶ月前〜入国前】企業が準備すること

宿舎・生活環境

• 宿舎の確保　会社借上げ・本人名義のどちらにするか決定し、契約する
• 家賃の説明　給与からの控除がある場合は、入国前に本人に書面で説明する（法的義務）
• 生活用品の準備　以下は入国初日から必要
  • 布団・枕・シーツ
  • タオル（バスタオル・フェイスタオル）
  • 食器・調理器具・洗剤
  • ゴミ袋（地域の指定がある場合は指定袋を用意）
  • トイレットペーパー・シャンプー等の消耗品
• 最寄りのスーパー・コンビニの場所を確認　入国当日に案内できるよう把握しておく
• 緊急連絡先リストの作成　会社担当者・監理団体・最寄り病院・警察・消防の電話番号

書類・契約

• 雇用契約書の母国語版準備　入国前に送付し、内容を理解した上で入国させる
• 労働条件通知書の準備　日本語＋母国語で作成（法的義務）
• 在留資格認定証明書の交付確認　入国に必要。有効期限（3ヶ月）に注意
• 航空券・入国書類の確認　パスポート・ビザの有効期限確認

社会保険・各種手続きの事前準備

• 社会保険加入の準備　雇用開始日から加入義務（健康保険・厚生年金・雇用保険・労災）
• 給与振込口座の段取り　銀行口座は在留カード取得後に開設が必要。初回給与のスケジュールを調整

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【入国当日】やること

• 空港への出迎え（または最寄り駅への出迎え）
• 宿舎への案内と生活説明　ゴミの出し方・近隣施設の場所・緊急時の対応
• 在留カードの確認　3ヶ月以上の在留者は入国時に空港で交付される
• 食事の確認　入国当日の食事が確保されているか（自炊できる状態か、弁当等を用意するか）

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【入国後14日以内】役所手続き（期限あり・最優先）

住民票登録（義務・期限14日）

• 市区町村役所で転入届提出
  • 持参物：パスポート・在留カード
  • 登録後に在留カードの住所欄に記載される
  • 14日以内に届出しないと罰則あり

国民健康保険・国民年金（社会保険に加入しない場合）

• 会社の社会保険（健康保険・厚生年金）に加入する場合は役所での手続き不要
• 加入できない場合は役所で国民健康保険・国民年金の手続きをする

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【入国後1ヶ月以内】生活基盤の整備

銀行口座

• 銀行口座の開設サポート
  • 持参物：パスポート・在留カード・住民票（発行後）
  • 在留カードに住所が記載されてから申込む（多くの銀行の要件）
  • 銀行によって外国人の口座開設難易度が異なる（ゆうちょ銀行・地方銀行が比較的容易）
  • 口座が開設できるまでの間の給与支払い方法を決めておく（現金手渡しも可）

スマートフォン

• SIM契約のサポート
  • 正規契約には銀行口座・クレジットカードが必要
  • 口座開設前はプリペイドSIMまたはpovoなどの後払い不要プランで対応
  • 日本の連絡手段は会社との連絡にも必須

マイナンバー

• マイナンバー（通知カード）の受け取り確認
  • 住民票登録から1〜2週間で郵便で届く
  • 源泉徴収票・社会保険手続きに必要
  • 会社が番号を把握する必要があるため、届いたら速やかに報告するよう伝えておく

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【入国後〜最初の3ヶ月】職場への定着支援

• 1号特定技能外国人支援計画に基づく生活オリエンテーション実施

  • 日本の法律・習慣・生活ルールの説明（母国語での説明が望ましい）
  • 医療機関の使い方・救急・警察への相談方法
  • 公共交通機関の使い方

• 相談窓口の明示

  • 会社担当者の連絡先（勤務時間外も含む）
  • 監理団体・登録支援機関の連絡先
  • 外国人在留支援センター（FRESC）：0120-76-2029（無料・多言語）

• 週1回の状況確認面談（最初の1ヶ月）

  • 体調・仕事の悩み・生活の困りごとを確認
  • 通訳が必要な場合は電話通訳サービスの活用も有効

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よくある抜け漏れTOP5

1. 在留カードへの住所記載を忘れる　住民票登録後、在留カード裏面に市区町村が住所を記載する。記載前は銀行口座が開設できない場合がある

2. マイナンバーの通知が届かない　転居時に住所変更届を出し忘れると届かない。宿舎が会社名義の場合は特に要注意

3. 社会保険の加入日がずれる　雇用開始日から加入義務。入国日と雇用開始日が異なる場合に漏れが出やすい

4. 給与初回支払いに銀行口座が間に合わない　口座開設には2週間以上かかる場合がある。現金支払いの準備をしておく

5. 緊急時の連絡体制が未整備　深夜・休日の体調不良・事故に対応できる体制を入国前に整えておく

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チェックリストの保存と活用

このチェックリストを印刷して、受入れ担当者・監理団体・本人の3者で共有することをお勧めします。完了した項目にチェックを入れ、誰がいつ対応したかを記録しておくと、後のトラブル時の確認が容易になります。

2027年以降の育成就労制度では、受入れ機関として育成就労計画の認定が必要になります。この入国前後の準備記録は、計画の実績証明にもなります。